UniRent

UniRent-Anleitung

So nutzen Sie UniRent Schritt für Schritt, als Vermieter oder als Mieter. Die App ist auf Italienisch und Englisch verfügbar; die Namen von Schaltflächen und Bereichen werden hier so angegeben, wie sie in der englischen Version erscheinen.

Konto und Anmeldung

Um UniRent zu nutzen, benötigen Sie ein persönliches Konto. Bei der Registrierung wählen Sie den Kontotyp:

  • Owner (Vermieter): Objekte, Zimmer und Mieter anlegen, Zahlungen erfassen, Rechnungen und Dokumente hochladen.
  • Tenant (Mieter): Ihre Mietraten, Quittungen und Rechnungen einsehen und Schäden melden.

Der Kontotyp kann später nicht geändert werden. Sie können sich mit E-Mail und Passwort oder über Sign in with Google registrieren: Wenn Sie Google zum ersten Mal verwenden, bitten wir Sie, die Registrierung abzuschließen (Name, optional Telefonnummer, Kontotyp).

Sie sind Mieter? Registrieren Sie sich mit derselben E-Mail-Adresse, die der Vermieter in Ihrem Profil eingetragen hat: Der Vertrag wird dann automatisch mit Ihrem Konto verknüpft.

Passwort vergessen? Tippen Sie auf der Anmeldeseite auf Forgot password, und Sie erhalten einen Link, um ein neues festzulegen. Sie können es jederzeit unter Account settings → Password ändern.

Web, iPhone und Android

Sie können UniRent im Browser unter app.unirent.app und mit den Apps für iPhone und Android nutzen: Konto und Daten sind überall dieselben. Am Computer befindet sich das Menü links mit der Liste der Objekte, auf dem Smartphone unten. Das Kontomenü (Ihr Anfangsbuchstabe oben rechts) führt zu Einstellungen, Benachrichtigungen, Nutzungsbedingungen und Datenschutz.

Objekte

  1. Tippen Sie in der Overview (Übersicht) auf + New property.
  2. Geben Sie Name, Adresse (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Provinz) und Größe ein.
  3. Wählen Sie, wie Sie vermieten: Single rooms (einzelne Zimmer) oder Whole apartment (ganze Wohnung, mit der Monatsmiete).
  4. Liegt das Objekt in einer Wohnanlage, aktivieren Sie Condominium fees (Hausgeld) und geben den monatlichen Betrag ein: Er wird auf die vermieteten Zimmer aufgeteilt, und jeder Mieter sieht seinen Anteil. Bei 0 ist das Hausgeld in der Miete enthalten.

Auf der Seite des Objekts können Sie unter Settings die Daten bearbeiten, das Apartment photo hochladen, die Payment details (Kontoinhaber, IBAN, Bank, Verwendungszweck) eintragen, die die Mieter sehen, und das Objekt löschen.

Die Overview zeigt für jedes Objekt, wie viele Einheiten vermietet, reserviert oder frei sind, die monatlichen Einnahmen, überfällige Beträge und offene Schäden. Objekte, die andere Vermieter für Sie freigegeben haben, finden Sie im Bereich Shared.

Zimmer

Für jedes Zimmer geben Sie Name, Typ (Einzel- oder Doppelzimmer), Größe, Möblierung und Preis ein. Der Status wird anhand der Verträge berechnet:

  • Rented (vermietet): Heute läuft ein Vertrag;
  • Booked (reserviert): Der Vertrag beginnt zu einem späteren Datum (z. B. „Booked from 01/12“);
  • Vacant (frei): kein Vertrag.

Sie können ein Zimmer manuell als vermietet oder frei markieren (etwa wenn die Vermietung anderweitig verwaltet wird) und Mieter direkt im Zimmer hinzufügen oder entfernen.

Mieter, Verträge und Mietraten

  1. Tippen Sie im Objekt auf + Add tenant.
  2. Geben Sie Name, E-Mail-Adresse (zur Verknüpfung mit dem Konto), Zimmer, Vertragsbeginn und -ende, Miete, Fälligkeitstag und Kaution ein.
  3. UniRent erstellt den monatlichen Ratenplan: Sie können ihn vor dem Speichern in der Vorschau prüfen.

Jede Rate hat einen farbigen Status: Paid (bezahlt), Due (fällig, noch nicht abgelaufen), Overdue (überfällig), Partial (teilweise), Not due (nicht geschuldet).

Vorzeitiger Auszug: Tragen Sie im Bereich Contract and costs des Mieters den Auszugstag ein; spätere Raten werden dann als „nicht geschuldet“ markiert. Dies lässt sich rückgängig machen.

Zahlungen und Quittungen

Tippen Sie in der Kontoübersicht des Mieters unter der Rate oder dem Nebenkostenanteil auf + Record payment: Betrag, Datum und Zahlungsart sind bereits ausgefüllt.

Nach dem Speichern erstellt UniRent die PDF-Quittung (Nummer, Beschreibung, Betrag, Unterschrift) und fragt, ob sie an den Mieter gesendet werden soll. Wenn Sie sie senden:

  • findet der Mieter sie im Bereich Receipts und unter der bezahlten Rate und erhält eine Benachrichtigung;
  • sehen Sie neben der Quittung ein Häkchen: grau, solange sie noch nicht geöffnet wurde, doppelt grün mit Datum, sobald der Mieter sie gesehen hat.

Damit Ihre Unterschrift auf den Quittungen erscheint, laden Sie ein Bild davon unter Account settings → Signature for receipts hoch.

Zu bestätigende Zahlungen

Wenn ein Mieter angibt, bezahlt zu haben (zum Beispiel per Überweisung), erscheint die Anfrage unter To confirm, gruppiert nach Objekt und Mieter, gegebenenfalls mit beigefügtem Überweisungsbeleg. Tippen Sie auf Confirm receipt, um die Zahlung zu erfassen, oder auf Reject mit Angabe eines Grundes. Der Mieter wird über das Ergebnis informiert.

Nebenkosten

  1. Tippen Sie im Objekt auf + Upload bill (oder im Bereich Documents).
  2. Wählen Sie die Art (Strom, Gas, Wasser, Internet, Müll, Hausgeld …), hängen Sie das PDF an und geben Sie Betrag, Fälligkeitsdatum und Abrechnungszeitraum ein: Das Ende des Zeitraums wird automatisch berechnet.
  3. Die Rechnung wird zu gleichen Teilen auf die Mieter aufgeteilt, die im Abrechnungszeitraum dort wohnen. Vor dem Speichern können Sie Mieter hinzufügen oder entfernen.

Jeder Mieter sieht seinen eigenen Anteil, das Fälligkeitsdatum und das PDF der Rechnung. Die Anteile erscheinen auch in seiner Kontoübersicht und in den zu zahlenden Gesamtbeträgen.

Dokumente

Im Bereich Documents sind alle Dateien nach Kategorien gesammelt: Verträge, Quittungen, Rechnungen für Strom, Gas, Wasser, Internet, Müll und Hausgeld sowie Sonstiges. Wenn Sie einen Vertrag oder eine Quittung hochladen, fragt UniRent, zu welchem Mieter das Dokument gehört: Nur dieser kann es sehen. Rechnungen sind für alle Mieter sichtbar, die einen Anteil zahlen.

Schäden

Wählen Sie im Bereich Faults das Objekt und tippen Sie auf + Record a fault: Art des Schadens, Zimmer, Beschreibung, Status (offen, in Bearbeitung, behoben) und gegebenenfalls die Reparaturkosten, die in die Buchhaltung des Objekts einfließen.

Meldet ein Mieter einen Schaden, erhalten Sie eine Benachrichtigung; ändern Sie den Status auf „in Bearbeitung“ oder „behoben“, wird der Mieter informiert. Die Reparaturkosten sehen nur Sie.

Buchhaltung und Berichte

Im Bereich Accounts jedes Objekts finden Sie Einnahmen, Instandhaltungskosten, Steuern (mit dem von Ihnen festgelegten Satz, berechnet auf die Mieten – Nebenkosten ausgenommen) und Gewinn. Im Bereich Payments erstellen Sie einen Bericht für einen Zeitraum (eigene Daten oder die letzten 1, 3 oder 6 Monate), gruppiert nach Mieter, zum Herunterladen als PDF, Excel oder CSV.

Freigabe für Miteigentümer und Agenturen

Öffnen Sie im Objekt Access und laden Sie eine Person per E-Mail ein. Wählen Sie dabei die Rolle (Miteigentümer oder Agentur) und die Berechtigung:

  • Edit (Bearbeiten): darf alles, außer das Objekt zu löschen und Zugriffe zu verwalten, sofern die Person nicht Eigentümer ist;
  • Read-only (nur lesen): sieht die Daten, ändert aber nichts, kann keine Schäden erfassen und die Einstellungen nicht öffnen.

Die Einladung wird aktiv, sobald sich die Person mit dieser E-Mail-Adresse bei UniRent anmeldet. Bei ihr erscheint das Objekt unter Shared.

Mieter: Mein Zuhause

Auf der Seite My home finden Sie Ihren Vertrag, die Übersicht der Mietraten nach Jahr und Monat mit dem jeweiligen Status, die Rechnungen mit Ihrem Anteil und die Dokumente. Zwei Bereiche lassen sich über den Pfeil aufklappen:

  • Contract and costs (Vertrag und Kosten): Miete, gegebenenfalls Hausgeldanteil, Gesamtbetrag, bezahlt und überfällig;
  • Payment details (Zahlungsdaten): Kontoinhaber, IBAN und Verwendungszweck für die Überweisung.

Mieter: Zahlung bestätigen

Sie haben eine Rate oder eine Rechnung bezahlt? Tippen Sie unter dem Eintrag auf Confirm payment, prüfen Sie Betrag, Datum und Zahlungsart und hängen Sie bei einer Überweisung den Beleg an (PDF oder Foto). Der Vermieter erhält die Anfrage und bestätigt sie; bis dahin bleibt der Eintrag „awaiting confirmation“ (wartet auf Bestätigung). Wenn Sie es sich anders überlegen, können Sie die Anfrage zurückziehen.

Mieter: Quittungen

Im Bereich Receipts finden Sie alle Quittungen, die Ihnen der Vermieter gesendet hat, die neuesten zuerst; dieselben Quittungen erscheinen auch unter der bezahlten Rate. Tippen Sie auf eine Quittung, um sie zu öffnen oder herunterzuladen.

Mieter: Schaden melden

Tippen Sie unter Faults oder My home auf Report a fault und wählen Sie, was nicht funktioniert (Wasserschaden, Heizkessel, Strom, Schloss, Internet …) oder „Other“ (Sonstiges) mit einer Beschreibung. Der Vermieter erhält eine Benachrichtigung, und Sie werden informiert, wenn er den Schaden in Bearbeitung nimmt oder behebt.

Benachrichtigungen

Mit der App für iPhone oder Android erhalten Sie Push-Benachrichtigungen. Im Bereich Notifications legen Sie fest, welche Sie erhalten möchten:

  • Vermieter: neuer gemeldeter Schaden, von einem Mieter gemeldete Zahlung;
  • Mieter: neue Rechnung, neues Dokument oder neue Quittung, fällige oder überfällige Rate, Neuigkeiten zu einem Schaden, Ergebnis einer gemeldeten Zahlung.

Erlauben Sie beim ersten Start die Benachrichtigungen, wenn das Smartphone danach fragt; falls Sie sie abgelehnt haben, aktivieren Sie sie in den Einstellungen des Smartphones wieder.

Kontoeinstellungen

Öffnen Sie im Kontomenü Account settings, um Name und Telefonnummer zu bearbeiten, Ihr Passwort zu ändern, Ihre Unterschrift für Quittungen hochzuladen (Vermieter), die Sprache der App (Italienisch oder Englisch) sowie ein helles oder dunkles Design zu wählen und Ihr Konto zu löschen.

Brauchen Sie Hilfe? Schreiben Sie an [email protected].